—趋势中国传播机构活动中心总经理 董冬
尊敬的赵会长，各位来宾，女士们，先生们，大家下午好。非常高兴来到这里跟大家交流、沟通，也谢谢主办方给我们这次机会，大家一起分享一些内容。
以前有一个同事跟我聊过，他说一个成功的案例，一个成功的活动，是有哪几部分构成，当时我说了两点：第一点是创意;第二点是执行。创意之前的几位嘉宾已经说了很多，这个创意包括有流程创意，有设计的创意。接下来我想说的是在执行这块，包括我们的活动现场执行的细节的把控。
执行这块分两点：第一点是我们在执行中期标准流程的制订;第二点是现场执行的细节把控。这两点是一个递进的关系，标准流程的制订其实是保障我们现场执行的有效工具，但是因为时间原因，我今天想跟大家分享的是现场流程的细节把控。将来有机会的话，我也想跟大家一块分享一下在活动执行中期的标准执行的文案性的东西，作为一个指导。
一个公关活动从业务流程上来分的话，就像我的PPT所说的五点：第一是业务获取;第二是活动策划;第三是中期的执行规划;第四是活动执行;第五是会后事宜。今天我主要讲第四点活动执行和会后事宜。
一场活动执行分四块：现场布置、活动彩排、现场服务、活动事宜。在现场布置这块，大家应该能想到，一想到现场布置，我们第一个想到的词语应该是场地。我们怎么跟场地沟通，我们跟场地沟通的技巧有哪些，我们需要得到的信息有哪些。我列了几点：1、布展时间，确定布展时间也是为了能够把更多的时间留给彩排，然后设备调试;2、确定进场路线最大的体积，在很多场地，进场路线都是不同的，可能会经过很多门槛，但是在每个门槛的时候，我们一定要测量它最大可以通过的体积，才可以确定我们的木结构或者其他的结构，体积能够做到多大，是在之前切成块还是之前拼装;3、现场电源线和闸的情况，有些活动我们也碰到过，它的容量达不到负荷，整个现场跳闸，所以一定要知道现场的用电量，看看我们设备的最大负荷是多少;4、确定各扶持、安全出口的位置，包括我们的VIP室位置，面积、座位人数、摆放要求，我觉得一个会里最重要的，只是看我们的领导满不满意，我个人觉得是这样，所以在VIP室布置的时候，一定要跟客户确认很多细节的东西，因为这块直接关系到我们的领导所在的环境、氛围的包装，包括它的现场需要什么样的座椅，什么颜色的座套，需要什么样的桌花，需不需要热毛巾、果盘，矿泉水还是热水;6、签到台、展示区指示路线的位置，还有确定现场座椅的数量、摆放形式，还有网络的接口，因为现场有些媒体，可能会需要发微博，或者现场直播，我们要提前了解网络需要的容积率是多少;确定现场的温度，还有最主要的是停车场，因为现在我们的客户对他们的嘉宾分等级分得特别厉害，对于停车场的管理也是非常重要，哪些是VIP的停车场，哪个区域是嘉宾的，哪个区域是媒体的，这也有分区;确定客户的特殊要求，这个要求很多时候是靠我们的经验主动跟客户提出来，可能现场会有一些地方觉得布置得不太好，我要去跟客户这样说，看客户同不同意我们这样做，所以有些要求客户没有提出来，我们要想在前面;场地负责人的联系方式。我们的场地沟通完了之后，就需要对客户进行逐项核对。
这里面最重要的一点是，在我们最后设计的时候，一定要弄清我们设计的物料清单有哪些。有时候我们做设计的时候很简单，只是客户要求什么，我们就做什么，但是我们反过头来再看这个设计的时候，我们就发现少了很多设计物，小到人名的桌卡，甚至有一些大的制作物的设计我们都没有做。我们在做设计的时候，一定要先有一份设计清单，根据清单每一份的尺寸、大小、颜色、数量，做一个详细的brief，再进行设计。
第二，注意文稿的清晰度和出血量。这些细节，我们的第三方，还有我们的供应商可能都出来出血量什么的，但是如果我们如果不跟供应商沟通的话，他可能觉得有些地方有出血，有些地方没出血，做出来的尺寸可能过大或者过小。
第三，颜色、文字、LOGO，要细到每个字、每个标点，从头到尾要一遍一遍地检查。
第四是现场制作物，如果达不到我们的要求，一定要返工，或者及时不久，以防我们的客户去深究这件事情。
第五我们要带一些现场备用的物料。我们经常会带不同尺寸的LOGO，其实很多制作物可能会在现场出现问题，我们带一些备份的LOGO可以现场不久，贴到制作物上面，这个效果还是不错的。
第六，材料是否货真价实，这个一般都没有问题。
第七，施工人员安排到位。
第八，电工要带电工证。
第九，施工场地需要施工，做会的有很多人都知道，像钓鱼台还有国家大剧院，还有人民大会堂，还有国际会展中心，基本上都是需要工作人员，还有施工人员的施工证，还有相关的资料，都需要提供报备，如果我们少一个身份证，那这个人可能是进不去的，还有停车场也是这样。
这些都做完之后，是现场布展，这个也非常重要。我们要告诉第三方，现场的一些像讲台，还有展区、签到区有各种指示系统，还有设备的摆放位置，要现场去定，有可能我们之前已经定好了，但是现场要跟三方沟通去定位。现场布置的时候，我们可以腾出来一些时间，做其他的工作，例如我们现场有很多客户给我们礼品，我们要发给我们的嘉宾，这时候我们去装资料袋，装礼品等等这些琐碎的事情。
我们的布展完成之后，这时候需要逐项对我们的制作物每个细节、每个环节进行检查。第一项是所有的展示物的文字、LOGO、主题、内容还有它的画面对错进行观察。我们在做设计的时候，会出一个详细的物料清单，但是在设计做完之后，我们会把最终确认的设计做成PPT，这个PPT就是为了核对现场所有制作物的数量，包括它画面的一些内容。第二，按照我们的路线，逐一检查我们沿途的一些展示物，包括指示系统等等。第三到第七点，如果作为一个项目管理者、项目负责人，如果觉得现场有问题，像接缝有问题，有分层，灯有问题，这些东西都是要重新返工的，所以这些细节我们要逐一核对。
第二部分是活动彩排，主要分两部分，第一是设备彩排，第二是流程彩排。设备彩排，在彩排过程中，你就是一个舞台的导演，所有人必须听你的。在彩排之前，我们需要把所有的各个端口负责人一起开一个流程会，这里面有几个重要的端口负责人，包括视频、灯光、音响就不说了，还有主持人的负责人，礼仪负责人，还有台口负责人，还有导播负责人，还有演艺负责人，这五种人，还有AO台的三类人。这八类人必须在一起开一个流程的会，我们需要把这些流程的细节从头到尾跟每一个负责人沟通，哪些需要上下场，哪些需要灯光，哪些需要主持人台词串词，这些细节都需要跟负责人沟通。第二，提前准备视频、音乐的素材，在彩排的过程中，如果遇到一些问题，一定要停下来，第一时间去纠正这个问题，如果在彩排过程中是很顺的往下彩的话，有问题不说，这个问题有可能在第二次彩排中还出现，所以第一次是抓细节，把所有的细节都挑出来，一个一个去过，这样的话，在第一次彩排的时候，所有人对流程都非常清楚，包括细节要求也非常清楚，在第二次彩排的时候，他们对这个流程就不会有异议，各自也知道自己做什么。流程彩排跟设备彩排没有太大的区别，流程彩排是演艺人员、主持人等等都会融进来，包括实际现场的导播系统、道具都会融进来。
彩排结束后，还有一些琐碎的事情很重要，它的分工也非常重要，包括彩排结束之后，我们的人员是否要看管好物资，包括礼品或者整区的设备，这些在做活动的时候，我们也遇到过现场的礼品还有玩具或者其他的礼品有丢失的情况，这块需要我们有专人去安排，负责一些物料。第二是负责让你的助手提前预订好午餐，确认人数。第三是检查各区域的展示物品是否到位完好。第四，确认签到是否准备妥协。第五确定礼仪等第三方是否到场。第六确认名单有无更改，这点很重要，我们在做会的过程中，现场串词名单的修改，是时时刻刻都在进行修改，所以这块一定要跟我们的客户一直保持联系，去时时刻刻问我们的客户，我们的嘉宾名单有没有修改。第七，我们的礼仪提前3分钟上岗，还有确认VIP的茶点、桌花准备情况。接下来是养精蓄锐，准备战斗。
然后是现场服务。第一是会议签到，在会议过程中，最重要的是领导的感受，我们所有的工作都是围绕着领导来做，所以在对VIP接待这一块，我们需要有专人专门的礼仪，还有现场专门的工作人员，还有专门的我们的客户，需要一对一地去接待我们的VIP嘉宾。包括VIP嘉宾的一些特殊要求等等，我们都需要逐一地去过问，逐一地去安排。签到的话，我们需要提前把我们的房卡还有住宿名单进行分配，现场第一时间把所有的物料，包括房卡资料、名单发放给我们的VIP嘉宾。
集中精力，应对突发事件。在会议过程中，有很多细小的问题会出现，直接会导致我们会议的成功与否，所以我个人觉得，在会议会务过程中，服务细节是非常重要的，尤其是执行力度。所以在会议过程中有很多突发事件，我举了11项，包括现场的物料管理，包括现场一些细小的进出入大门，还有AV设备的细节等等，都会有简单的说明。
我们现场布置结束之后，撤展时，将完美进行到底。对于撤展，我个人认为撤展最关键的一点是，第一是案时撤展，第二是在撤展过程，千万不能把酒店的设备、物品混杂，这样的话我们之前交的押金肯定不会给我们，这是很关键的两点。
最后一个会后的事宜，希望我们三天内去完成的，第一点是收集相关的影像资源，提供给我们的客户。然后撰写我们的活动报告及相关的感谢信。第三是提交一些满意度的调查表。第四是撰写我们的总结报告，还有提交一些相关的物料和资料。
接下来给大家分享一些我在做活动过程中的感受。每一个活动我个人认为，它对我来说是很有荣誉感和成就感的，但是每个活动它的这种荣誉感和成就感是基于我的整个团队，还有团队里面每一个同事，所以我觉得这个荣誉感和成就感不是一个人的，而是一个团队的，所以我希望在座的各位一定要珍惜我们的团队，珍惜我们周围身边的同事，这样我们的凝聚力才会提升，对我们活动的完美才会有帮助。
这个行业是一个比较累的行业，我个人觉得做活动比较累，比较熬人，但是我觉得身为同行业的我们，做活动也给我们带来了很多的乐趣，还有自信。今天跟大家所有人分享的这些内容，我也希望能够对所有人有些帮助，或者有些启发，大家共同地去取长补短，使我们这个行业更加规范，使我们这个行业更加专业。谢谢。